Zaangażuj dodatkowe role (takie jak np. Buddy, HRBP czy Support IT) w procesy, przypisując do nich odpowiednie akcje podczas tworzenia workflowów.
Funkcja Role umożliwia tworzenie dodatkowych ról, które mogą wspierać managera w czasie trwania procesu. Skonfigurowane role możesz wykorzystywać podczas budowania workflowów w momencie wyznaczenia odbiorców akcji (np. zadań lub wiadomości). Oznacza to, że akcje możesz przypisywać do konkretnej roli.
Jak dodać nową rolę?
Aby skonfigurować nową rolę, przejdź do sekcji "Ustawienia", a następnie kliknij w przycisk "Dodaj nową rolę".
Na ekranie pojawi się formularz dodawania nowej roli. W tym miejscu uzupełnij pola:
Nazwa roli - np. Buddy, HRBP, Support IT czy Office Manager
Inicjały (opcjonalnie) - wpisz dwa znaki, które będą wyróżniały rolę na liście akcji podczas konfiguracji workflow (jeśli zostawisz puste pole, aplikacja wykorzysta dwa pierwsze znaki z Twojej nazwy)
Wybierz pracownika - w tym miejscu możesz wyznaczyć pracowników, którzy będą automatycznie przypisywani do roli podczas startowania procesów lub zostaną potraktowani jako rekomendowani pracownicy do pełnienia tej roli (zjedź niżej, aby dowiedzieć się więcej)
Kolor - wybierz kolor, który będzie wyróżniał rolę na liście akcji podczas konfiguracji workflow
Po wypełnieniu formularza kliknij w "Zapisz", aby dodać nową rolę w aplikacji.
Jak działa wyznaczanie pracowników do roli podczas jej konfiguracji?
Podczas tworzenia lub edycji roli możesz wyznaczać pracowników, którzy mają pełnić daną rolę w procesach. Funkcja jest opcjonalna i, w zależności od ustawień, będzie miała wpływ na uruchomione procesy. Istnieją trzy możliwe ustawienia.
❌ Brak wyznaczonych osób
Takie ustawienie sprawi, że po uruchomieniu procesu, w którym występuje dana rola, aplikacja poprosi administratora w panelu lub managera w portalu o przypisanie do konkretnej roli dowolnego pracownika, który posiada konto w aplikacji.
Brak aktywności w tym temacie (niewyznaczenie pracownika) spowoduje, że akcje przypisane do roli w procesie nie będą wykonywane i proces może być z tego powodu niekompletny. W takiej sytuacji, po uruchomieniu procesu, aplikacja będzie przypominać o konieczności wyznaczenia pracownika do roli (kliknij tutaj, aby dowiedzieć się, jak to będzie wyglądać).
👤 1 wyznaczony pracownik
Takie ustawienie sprawi, że po uruchomieniu procesu, w którym występuje dana rola, aplikacja automatycznie przypisze do procesu wyznaczonego pracownika. Oznacza to, że administrator i manager nie będą musieli wykonywać żadnej dodatkowej czynności, czy to w panelu administratora, czy to w portalu pracownika.
👥 Wielu wyznaczonych pracowników
Takie ustawienie sprawi, że całość zachowa się w podobny sposób jak w przypadku braku wyznaczonych osób, z tą różnicą, iż aplikacja wskaże rekomendowane osoby (wyznaczone podczas konfiguracji roli) do pełnienia tej funkcji.
W ten sposób administrator lub manager będą mogli szybciej i przyjemniej przypisać pracownika do konkretnej roli w procesie.
W kolejnym artykule (kliknij tutaj) dowiesz się, jak wygląda przypisywanie pracowników do konkretnych ról w uruchomionych procesach.